Privacyverklaring

PRIVACY & COOKIE STATEMENT 

 

Wie zijn we?  

Houtman inspectie is een onderneming met als kernactiviteit het uitvoeren van elektrotechnische inspecties en het geven van advies. Onze contactgegevens zijn:

Telefoon            : 085 400 1600

e-mail                 : info@houtmaninspectie.nl 

website              : www.houtmaninspectie.nl       

postadres          : Bolwerk 27, 3905 NH te Veenendaal  

 

Bij deze dienstverlening aan klanten verwerken wij persoonsgegevens. In dit statement kan je daarover meer lezen.

 

Waarom dit statement?

We zijn ervoor verantwoordelijk om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. We moeten daarbij voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving. We willen o.a. transparant zijn over de soorten gegevens die we verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten u heeft ten aanzien van jouw eigen gegevens. In dit Privacy-statement informeren we hierover. Heeft u na het lezen van dit document nog vragen? Aarzel dan niet met ons te bellen of te mailen. 

 

Soorten gegevens 

Wij verwerken (mogelijk) de volgende (persoons)gegevens: 

  1. Indien je onze bedrijfslocatie bezoekt:
    1. beelden camera beveiliging
  2. Indien je een kaartje of contactgegevens achterlaat
    1. initialen, naam en achternaam
    2. contactgegevens
    3. adresgegevens
  3. Indien je een formulier invult via onze website:
    1. naam en achternaam
    2. adresgegevens
    3. telefoonnummer
    4. e-mailadres
    5. de gegevens die u ons toezend via het formulier
  4. Indien je ons een e-mail toezend:
    1. e-mailadres
    2. e gegevens in je e-mail
  5. Indien je ons een brief stuurt:
    1. de gegevens die in de brief zijn vermeld
  6. Indien je klant bij ons bent of een offerte opvraagt:
    1. contactgegevens (handelsnaam, contactpersoon, naam- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres)
    2. KvK – nummer
    3. BTW – nummer
    4. klantinformatie, zoals:
      1. Gegevens over de te inspecteren installatie
      2. uitgebrachte rapportages n.a.v. inspecties
  • Informatie over andere geleverde diensten
  1. Correspondentie die u met ons voert
  1. Indien je bij ons solliciteert:
    1. contactgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres)
    2. je CV
    3. Correspondentie met de sollicitant
  2. Indien je een medewerker bent:
    1. je CV
    2. Contactgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres)
    3. BSN nummer
    4. je geslacht
    5. functie/loongegevens
    6. opleidingsgegevens
    7. beoordelingenloon
    8. gegevens omtrent ziekte en re-integratie, zoals:
      1. 1e en laatste ziektedag
      2. Correspondentie van / aan de arbodienst
  • Correspondentie van/aan UWV
  1. Je ziekteverzuimhistorie
  2. Het bestaan van een no – riskpolis
  1. deelname aan een bedrijfstakpensioenregeling
  2. kopie ID

 

Uiteraard zijn wij terughoudend in het verzamelen van persoonsgegevens en doen dat met de benodigde zorgvuldigheid. De gegevens kunnen alleen worden ingezien door onze medewerkers, indien dat nodig is voor de uitoefening van hun werkzaamheden, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een overeenkomst met u, of voor het maken van een offerte.

 

Doelen van de verwerking van gegevens 

Wij verwerken je persoonsgegevens gericht op o.a. de volgende activiteiten in onze onderneming: 

  1. het beheren en verbeteren van onze website
  2. het voeren van correspondentie met degenen die ons berichten toezenden
  3. het doen van aanbiedingen
  4. het uitvoeren van (gerichte) marketing- en promotieactiviteiten om een relatie met een (potentiële) klant tot stand te brengen, in stand te houden of uit te breiden; 
  5. het bedienen van onze klanten
  6. het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten, zoals het verrichten van inspecties en het maken van rapportages
  7. het (laten) beheren van onze (potentiële) klanten en bezoekers;
  8. het beheren en uitbreiden van ons klantenbestand;
  9. het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
  10. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  11. het versturen van nieuwsbrieven of informatie van specifieke aard;
  12. het beoordelen van sollicitanten
  13. het sluiten en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten
  14. het verdedigen van onze belangen bij geschillen / conflicten

  

Rechtsgronden voor verwerking van gegevens 

Wij gebruiken tenminste één van de volgende gronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens: 

  1. het uitvoeren van een overeenkomst voor de levering van een van onze diensten;
  2. het kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, bijvoorbeeld fiscale verplichtingen, verplichtingen t.a.v. personeel, of het voldoen aan wettelijke termijnen voor het bewaren van gegevens;
  3. de uitdrukkelijke toestemming die je hebt gegeven om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken;
  4. voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen in het kader van onze bedrijfsvoering of die van een derde. Wij maken hierbij steeds de afweging tussen jouw belangen en die van ons. Onze belangen betreffen onder andere de zorgvuldige uitvoering van overeenkomsten met u, het onderhouden en eventueel uitbouwen van onze klantrelatie.

 

Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens alleen zolang en voor zover we deze nodig hebben. Gegevens die we noodzakelijkerwijs nodig hebben bewaren we in ieder geval gedurende de looptijd van onze relatie of overeenkomst. Als onze relatie of overeenkomst eindigt dan bewaren wij de gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijnen die voor ons gelden. 

 

 

Welke gegevens?

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

Indien u onze bedrijfslocatie bezoekt:

 

Worden er camerabeelden gemaakt?

3 maanden

Indien u een visitekaartje of contactgegevens achterlaat, jouw contactgegevens

6 maanden

Indien u een formulier invult via onze website:

 

Je naam

6 maanden

Je telefoonnummer

6 maanden

Je e-mailadres

6 maanden

De gegevens die u ons verstrekt via het formulier

6 maanden

Indien u ons een e-mail toezend:

 

Je e-mailadres

1 jaar

De gegevens in je e-mail

1 jaar

Indien u ons een brief schrijft:

 

De gegevens die u in je brief vermeld

1 jaar

Indien u klant bij ons bent of een offerte opvraagt:

 

Contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres)

Tot vijf jaar na beëindiging van de klantrelatie

Klantinformatie

Tot vijf jaar na beëindiging van de klantrelatie

Administratieve gegevens

7 jaar

Indien u bij ons solliciteert:

 

Contactgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres)

1 jaar

Je CV

1 jaar

Correspondentie met de sollicitant

1 jaar

Indien u een medewerker bent:

 

Je CV

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Contactgegevens (naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, emailadres)

Tot 5 jaar na einde dienstverband

BSN nummer

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Je geslacht

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Functie/loongegevens

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Opleidingsgegevens

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Beoordelingenloon

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Gegevens omtrent ziekte en reintegratie, zoals:

Tot 5 jaar na einde dienstverband

1e en laatste ziektedag

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Correspondentie van / aan de arbodienst

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Corresondentie van/aan UWV

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Je ziekteverzuimhistorie

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Het bestaan van een no – riskpolis

Tot 5 jaar na einde dienstverband

kopie ID

Tot 5 jaar na einde dienstverband

Deelname pensioenregeling

Tot 5 jaar na einde dienstverband

 

Indien sprake is van geschillen, of incidenten die kunnen leiden tot een geschil of (mogelijke) schade, dan hanteren wij afwijkende termijnen. In geval van geschillen kunnen wij besluiten om je gegevens te bewaren tot 5 jaar nadat het geschil is beslecht. Indien sprake is van incidenten en/of schadegevallen, dan kunnen wij jouw gegevens bewaren tot 20 jaar nadat schade is ontstaan of het incident zich voor deed en in ieder geval tot 5 jaar nadat een geschil is beslecht.

 

Informatie, wijziging en bezwaar 

U heeft specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Hierover kan je altijd contact met ons opnemen.  Dat geldt zeker ook voor de volgende onderwerpen: 

  1. of wij jouw persoonsgegevens verwerken;
  2. de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken;
  3. inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
  4. bezwaren tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens;
  5. aanpassing van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn verwerkt;
  6. beperking van jouw persoonsgegevens;
  7. verwijdering (wissen) van jouw persoonsgegevens;
  8. overdracht van jouw persoonsgegevens aan jouzelf of aan een andere organisatie op jouw verzoek;
  9. overleg met onze privacymedewerker,:

naam                                : dhr. C. J. Houtman

e-mail                                : info@houtmaninspectie.nl

telefoon                           : 085 – 400 1600

  1. vragen over de inhoud van dit Privacy statement.

 

Let op: het kan zijn dat we niet in alle gevallen tegemoet kunnen komen aan een verzoek. Als dit het geval is zullen we dit gemotiveerd laten weten.  

 

Beveiliging van jouw gegevens 

Wij hebben adequate technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen, namelijk:

  • persoonsgegevens worden opgeslagen in daarvoor bestemde systemen
  • toegang tot onze systemen is beperkt tot daarvoor gekwalificeerde medewerkers
  • wij werken met veilige wachtwoorden
  • onze website is beveiligd met een SSL certificaat
  • onze software is beveiligd met een twee factor authenticatie
  • onze bedrijfsruimte wordt beveiligd met videocamera’s

 

Verstrekken van gegevens aan derden 

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen we wel doen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven, als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als de verstrekking ten dienste staat van onze doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. 

 

Voor de uitvoering van onze bedrijfsvoering en afhankelijk van de verleende diensten verstrekken wij uw persoonsgegevens mogelijk wel aan de volgende personen of partijen: 

  1. personen en instanties, zoals de Belastingdienst die op grond van een wettelijke verplichting geïnformeerd moeten worden;
  2. leveranciers die op grond van een overeenkomst geïnformeerd moeten worden, omdat zij betrokken zijn bij de levering van diensten of producten ter uitvoering van een overeenkomst die jou is gesloten;
  3. externe partijen die gegevens onder onze zeggenschap en verantwoordelijkheid verwerken, zoals onze ICT-dienstverlener;
  4. schade-experts (in voorkomende gevallen);
  5. ons administratiekantoor;
  6. door ons ingeschakelde notarissen, advocaten en /of accountants (in voorkomende gevallen).

     

Externe partijen die de persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die wij met hen hebben afgesproken. Dit leggen we vast in schriftelijke (verwerkers)overeenkomsten.  Wij hebben verwerkersovereenkomsten gesloten met:

Microsoft (zie voor meer info: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA)

 

Zoho (zie voor meer info: https://www.zoho.com/nl/crm/help/gdpr/)

 

Wijzigingen van de Privacy statement 

Het kan voorkomen dat we dit Privacy statement in de toekomst  wijzigen. Op onze website www.houtmaninspectie.nl vind je steeds het meest actuele statement.

 

Klachtrecht 

Bent je het niet eens met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of omgaan met jouw rechten als klant? Neem dan in ieder geval contact met ons op via onze contactpersoon.

 

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk daarvoor op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl